Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется

Наверное, каждый человек, когда-то сталкивался с такой задачей, как сшивание документов. И вот вы готовите важный отчет, презентацию или научную статью, и, конечно же, хотите, чтобы все выглядело безупречно. Но неровные края, неправильное выравнивание и незакрепленные страницы могут огорчить даже самого скрупулезного автора. В этой статье мы разберемся, как научиться сшивать документы быстро и качественно, чтобы ни один проверяющий не придерется.

Первый совет, который мы вам дадим, – это правильно подготовить документы перед началом сшивания. Внимательно проверьте, чтобы все страницы были пронумерованы и расположены в правильном порядке. Также убедитесь, что все необходимые приложения и дополнительные материалы приложены к документу.

Второй совет – выберите правильные инструменты для сшивания. Если у вас небольшое количество страниц и вы хотите сшить их быстро, лучше всего использовать обычный степлер. Он позволяет быстро и просто закрепить все страницы вместе. Если же у вас большая толстая стопка документов, то степлер может не справиться. В этом случае лучше использовать специальный переплетный аппарат или обратиться в типографию.

И наконец, третий совет – не бойтесь экспериментировать с различными способами сшивания. Возможно, определенный метод лучше всего подойдет для конкретного документа. Попробуйте использовать скрепки, клипсы, скобы или даже клей. Главное, чтобы вам было удобно работать с документом и результат выглядел аккуратно.

Теперь, когда вы знаете основные правила сшивания документов, вы можете быть уверены, что ни один проверяющий не придерется к качеству вашей работы. Помните, что визуальное впечатление – это важная часть любого документа, поэтому не забывайте обращать на это внимание и стараться сделать вашу работу безупречной.

С чего начать?

Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:

  1. Удалить скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в документации недопустимо.
  2. Отсортировать листы по датам, тематике, алфавиту или согласно требованиям организации.
  3. Внимательно пронумеровать их простым карандашом. На обычных листах цифры проставляются в правом верхнем углу, на фото, каратах, чертежах и схемах – на обратной стороне (вверху слева).
  4. Выровнять стопку. Если часть листов большого формата (карты, чертежи), проводится фальцовка. Документ складывают так, чтобы он не выходил за края стопки, но при этом его можно было в любой момент развернуть и просмотреть. Обычно лист собирают гармошкой, отступив от края 3 см.

Как сложить лист А2 в А4 подробно показано на видео:

Если номер страницы поставлен неправильно, его зачеркивают косой чертой и заверяют исправление надписью «исправленному верить», ставят подпись и печать. Пропущенный лист нумеруют буквой «а» (12, 12а, 13). Допускается до 5 ошибок в деле.

Общие правила

На сегодняшний день не существует четких инструкций насчет подшивки документов. Но есть общие правила:

  1. Документацию сшивают прошивными нитками, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются самыми надежными. Даже если дело упадет, нити не порвутся.
  2. Шов всегда проходит по левой стороне.
  3. Отверстия должны быть симметричным и располагаться на удалении 1,5-2 см от края.
  4. Если один документ состоит из нескольких склеек, при нумерации ставится один номер, а в описи указывается количество склеенных листов. Например, «Стр. 10, карта-склейка на 3 листах».
  5. Также опись проводится, если на одном листе приклеены несколько документов (например, чеков). Тогда пишут: «Стр. 5 приклеено 5 чеков».
  6. Вставки, приклеенные только уголком, нумеруются как отдельные страницы.
  7. Подшивать письма нужно вместе с конвертом. Письмо достают из конверта. Нумерация ставится сначала на конверте, потом на письме.
  8. Для сдачи в архив оформляется обложка, а также заполняется листок с описью и листок заверителя.
  9. Один том может содержать до 150-250 листов.

Сшивание документов не регламентируется нормативными актами. Но есть отдельные указания, как это делать. Они содержатся: ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23.12.2009, правила делопроизводства по прошиванию документов, разработанные ЦБ РФ и другими ведомствами.

Научиться сшивать документы быстро и качественно — вот что требуется для того, чтобы ни один проверяющий не придерется к вашим работам. Важно освоить несколько простых, но эффективных приемов, которые помогут вам улучшить свои навыки сшивания документов и избежать ошибок. Первым шагом к успешному сшиванию документов является аккуратное и организованное подготовительное действие. Перед началом работы разделите документы на группы и убедитесь, что у вас есть все необходимые материалы и инструменты. Определите порядок, в котором вы будете сшивать документы, и следуйте этому порядку. Это поможет вам избежать путаницы и ошибок.

Как можно прошить документы – способы

Способ прошивки зависит от места предоставления. Организации, которые требуют подавать документы в сшитом виде, обычно дают подробные указания на этот счет. Некоторые из них допускают использование папок-скоросшивателей и степлера. Другие принимают документы, только если они прошиты в определенное количество дырок, и имеют заполненный титульный лист.

Правильно ориентироваться на конкретные требования инстанции, в которые направляется пакет документов.

Некоторые бумаги, например, журнал учета трудовых книжек, архивные дела, нужно переплетать в твердую обложку. Ее продырявливают у корешка (переплета). После прошивки концы шпагата приклеивают к внутренней стороне обложки с помощью небольшого листка бумаги и опечатывают.

Документацию из нескольких листов обычно прошивают в 2-3 прокола. Большие дела для надежности нужно сшивать в 4-5 проколов.

Прошиваем документы в 3 дырки – схема

Самый распространенный способ прошивки документы – в 3 дырки. Схема очень простая, а процедура занимает минимум времени. Пошаговая инструкция:

  1. Берем пронумерованную стопку документов.
  2. Отступаем от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см от края листа.
  3. Проделываем первую дырку.
  4. Отступаем 3-5 см вверх, и делаем вторую дырку.
  5. Теперь от первой дырки отступаем 3-5 см вниз, и проделываем третью.
  6. Вставляем иголку с ниткой длиной 50-70 см в центральное отверстие с тыльной стороны.
  7. Направляем иголку с ниткой в третью дырку, затем – в первую, и снова в центральную.
  8. В результате оба конца нити должны встретиться.
  9. Убираем иголку, и завязываем узел максимально близко к бумаге.
  10. Оставляем концы длиной 7 см, а остальное обрезаем.

Чтобы было понятнее, как прошивать документы в три дырки, прилагаем схему:

Как сшить диплом в 3 дырки:

Прошивка в 2 дырки

На первый взгляд, нет ничего проще, чем прошить документы в 2 прокола. Но на самом деле здесь тоже есть свои тонкости.

Чтобы документ не сминался при развороте и не распадался, при прошивке в два отверстия нужно выдержать расстояние 10 см от верхнего угла, и 6-10 см между проколами.

Как сшить документацию правильно:

  1. Складываем пронумерованные документы в ровную стопку.
  2. Прокалываем бумаги иголкой с ниткой с тыльной стороны, отступив от верха 10 см и края 1,5 см.
  3. Отмеряем 6-10 см вниз, прокалываем, и вытягиваем иголку на тыльной стороне.
  4. Теперь нужно повторить то же самое. Снова направляем иголку в первую дырку, а затем – во вторую. Получится двойное обвитие.
  5. Связываем нитки на узел. Если концы длинные, оставляем 7 см, а остальное обрезаем.

Схема:

Видео:

Прошивка в 4 дырки

В четыре дырки обычно прошивают дела перед сдачей в архив. Как подшивать документы для архива пошагово показано на видео:

Схема прошивки в 4 отверстия следующая:

  1. Сначала отрезают нить длиной 140 см и складывают пополам.
  2. Сверху и снизу стопки бумаг проделывают два отверстия, отступив от края 2 см.
  3. Еще 2 отверстия проделывают, отступив от верхнего и нижнего края по 10 см.
  4. Иголку с ниткой заводят во второе отверстие, затем в первое, снова во второе, в третье, в четвертое.
  5. Затем иголку снова возвращают в третье. Концы ниток связывают.

Прошивка в 5 дырок

Схему с 5 дырками используют в случаях, когда нужно сшить внушительный объем бумаг (уголовные дела, бухгалтерские документы и т. д.).

Прошивка в 5 дырок – это самый высокий уровень защиты.

Документы сшивают согласно следующей схеме:

  1. Первое, центральное отверстие проделывают, отступив от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см вправо от края.
  2. Последующие 4 отверстия продырявливают с шагом 2 см (две дырки снизу от центральной, и две дырки сверху).
  3. Сшивать документацию начинают с центра. Иголку с нитью длиной 70 см вводят с тыльной стороны. Оставляют конец нитки 10 см (зажимают пальцем).
  4. Далее иголку направляют в соседнее отверстие сверху, затем дальнее. Иголка оказывается на лицевой стороне.
  5. Теперь шьют в противоположную сторону до конца ряда дырок. Иголка опять выныривает на лицевой стороне.
  6. Делаем 1 стежок в соседнюю дырку. Концы ниток встретились. Теперь можно их связать.

Чем делать дырки

Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:

  • Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.
  • В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
  • В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
  • Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.

Чтобы бумаги не разъезжались, нужно зафиксировать стопку зажимами для бумаг. Тогда делать дырки будет намного легче.

Что такое сшиватель для документов

Сшивателем называют специальный станок для прошивки документов – брошюровочно-переплетный. Устройства позволяют существенно сэкономить время на подготовке документов для сдачи в архив. Они с легкостью проделывают отверстия в стопках из 800-1000 листов, и одновременно продевают нить:

Популярные модели сшивателей для документов:

  • Yunger M168 (7 000-10 000 руб.);
  • Станок для архивного переплета вертикальный УПД Д (13 000-15 000 руб.);
  • Устройство P-600p (30 000 руб.).

Как заклеить документ сзади

После сшивки документы необходимо заклеить сзади листочком бумаги с заверяющей надписью. Несмотря на всю простоту, это самый ответственный этап. Именно к нему и сводится весь смысл проделанной работы.

Наклейка на задней стороне сшитого дела – это своеобразная пломба, навечно фиксирующая скрепленные листы. Важно, чтобы она хорошо держалась, перекрывала узел, и частично нити.

В организациях для опечатывания сшитых документов используют папирусную бумагу и канцелярский клей ПВА. Но можно взять и обычную офисную бумагу.

  1. Наклейка может иметь размеры от 3*5 см до 10*10 см.
  2. Можно распечатать ее на принтере с частично готовой надписью. Шаблоны выручают, когда приходится сшивать и заверять большое количество документов.
  3. Далее нужно вырезать листок нужного размера, намазать его ПВА клеем и приклеить сзади документа так, чтобы узел и часть нитей оказались закрыты.
  4. Дождаться высыхания клея.
  5. Подписать согласно образцу: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью (количество страниц цифрой) (количество страниц прописью) листов». Строчкой ниже: «Должность, подпись и Ф.И.О. заверяющего» (заполнить). Еще ниже: «Дата заверения или подписания документа» (заполнить).

В конце заверяющий ставит на наклейке свою подпись и печать. Важно, чтобы они выходили за пределы пломбы, то есть, попадали на лист документа.

Вот так должен выглядеть готовый прошитый документ сзади:

Заверять документы может предприниматель, подписант оригинала или лицо, получившее на это доверенность.

В наше время умение быстро и качественно сшивать документы является незаменимым навыком для всех, кто сталкивается с необходимостью подготовки отчетов, презентаций, деловых писем и других текстов. Но как научиться этому искусству, чтобы документы, созданные вами, не вызывали возражений и предоставляли вам преимущество в рабочей среде?

Первый шаг к быстрому и качественному сшиванию документов — это полное понимание исходной задачи. Прежде чем приступать к работе, вам необходимо убедиться, что вы ясно понимаете, что от вас требуется. Это поможет вам определить логику и структуру документа, а также выбрать наиболее релевантные и точные факты для подкрепления вашего сообщения.

Далее, необходимо организовать свои мысли и информацию таким образом, чтобы они логично следовали друг за другом. Вы можете использовать различные методы организации информации, такие как создание плана, использование списка ключевых идей или структурирование документа по смысловым блокам. Главное, чтобы ваш документ был последовательным и четким.

И, наконец, чтобы документ был быстро и качественно сшит, необходимо уделить внимание деталям. Проверьте свою работу на наличие грамматических и пунктуационных ошибок, структурных несоответствий и неточностей. Уделите время на коррекцию и исправление таких ошибок, чтобы ваш документ был безупречен.

В заключение, научиться сшивать документы быстро и качественно — это возможно, если вы следуете определенной методике. Понимание задачи, организация информации и внимание к деталям — основные компоненты успешного сшивания документов. Практикуйтесь и совершенствуйтесь, и вы обязательно достигнете профессионального уровня.

Видео по теме «Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется»

Видеоурок. сшив отчета касира


Описание видео

Как прошивать документы?


Описание видео
Часто бывает необходимо прошить комплект документов, это может быть устав ООО, документы для налоговой или таможенной проверки и многое другое. В видео на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов\n\nПоддержать канал: https://csb-sov.ru/support_us.html\n____________________________\nСайт ЦСБ СоветникЪ: https://csb-sov.ru/index.html\nБухгалтерское обслуживание: https://csb-sov.ru/products/accounting.html\n____________________________\nВК: https://vk.com/csbsov\nTW: https://twitter.com/csbsov\nFB: https://facebook.com/csbsov\nG+: https://goo.gl/eRLF3s\n#Прошивка #ПрошитьДокументы #Документы

Как правильно прошить и опечатать документ


Описание видео
В видеоролике дана пошаговая инструкция как быстро и аккуратно прошить и опечатать кадровый документ.

Оцените статью
Поделиться с друзьями
Tkani-Furnitura.com
Добавить комментарий